Firma przetwarzała codziennie ponad 100 dokumentów — faktury, protokoły wykonanych prac, wnioski o płatność. Wszystko odbywało się ręcznie: dokumenty przychodziły pocztą elektroniczną, były pobierane na Google Drive, drukowane, uzgadniane z księgowymi i kierownikami. W związku z tym:

• • Średni czas przetwarzania jednego dokumentu wynosił 12–20 minut.
• • Częste przypadki duplikowania lub utraty plików.
• • Błędy ludzkie podczas wypełniania.
• • Opóźnienia w realizacji płatności i składaniu sprawozdań.

• Zaproponowaliśmy stworzenie cyfrowego bliźniaka systemu obiegu dokumentów firmy z wykorzystaniem:

• • Modułu AI do automatycznego odczytywania dokumentów (OCR + NLP)
• • Inteligentnego routingu zatwierdzeń (na podstawie typu dokumentu, kwoty i działu)
• • Automatycznego generowania archiwum z filtrami i wyszukiwaniem
• • Integracji z systemami CRM i księgowym (1C)

• • Analiza struktury istniejących dokumentów (3 dni robocze)
• • Opracowanie niestandardowego modelu AI opartego na GPT + LangChain (5 dni)
• • Testowanie na dokumentach wewnętrznych — dokładność klasyfikacji: 96%
• • Integracja z wewnętrznym systemem wymiany plików i pocztą elektroniczną (Gmail API)

• • Średni czas przetwarzania jednego dokumentu skrócił się do 1–2 minut
• • 0% strat dokumentów — wszystko jest archiwizowane w ujednoliconej formie
• • Do 80% dokumentów jest zatwierdzanych automatycznie bez udziału człowieka
• • Całkowita oszczędność czasu w pierwszym miesiącu: ponad 70 godzin
• • Błędy podczas wypełniania zostały zredukowane do minimum