Компанія щоденно обробляла понад 100 документів — рахунки, акти виконаних робіт, заявки на оплату. Усе відбувалося вручну: документи надходили електронною поштою, завантажувалися у Google Drive, роздруковувалися, погоджувалися з бухгалтерами та керівниками. Через це:

• • Середній час на обробку одного документу складав 12–20 хвилин.
• • Часті випадки дублювання або втрати файлів.
• • Людські помилки при заповненні.
• • Затримки у проведенні платежів та подачі звітності.

• Ми запропонували створення цифрового двійника системи документообігу компанії з використанням:

• • AI-модуля для автоматичного зчитування документів (OCR + NLP)
• • Інтелектуальної маршрутизації погоджень (на основі типу документу, суми та відділу)
• • Автоматичної генерації архіву з фільтрами та пошуком
• • Інтеграції з CRM та бухгалтерською системою (1С)

• • Аналіз структури існуючих документів (3 робочі дні)
• • Розробка кастомної AI-моделі на основі GPT + LangChain (5 днів)
• • Тестування на внутрішніх документах — точність класифікації: 96%
• • Інтеграція з внутрішньою системою файлового обміну та email (Gmail API)

• • Середній час обробки одного документу зменшився до 1–2 хвилин
• • 0% втрат документів — усе архівується в уніфікованому вигляді
• • До 80% документів погоджується автоматично без участі людини
• • Загальна економія часу за перший місяць: понад 70 годин
• • Помилки при заповненні зведено до мінімуму