Клієнт:
Регіональна дистриб’юторська компанія з офісом у Львові, що обслуговує понад 300 торгових точок на території України.
Проблема:
Автоматизація документообігу в компанії
Компанія щоденно обробляла понад 100 документів — рахунки, акти виконаних робіт, заявки на оплату. Усе відбувалося вручну: документи надходили електронною поштою, завантажувалися у Google Drive, роздруковувалися, погоджувалися з бухгалтерами та керівниками. Через це:
-
Середній час обробки одного документа складав 12–20 хвилин
-
Часто виникали дублікати або траплялася втрата файлів
-
Виникали людські помилки при заповненні
-
Спостерігались затримки з платежами та подачею звітності
Рішення:
Ми запропонували створення цифрового двійника системи документообігу з використанням таких технологій:
-
AI-модуль для автоматичного зчитування документів (OCR + NLP)
-
Інтелектуальна маршрутизація погоджень (залежно від типу документа, суми та відділу)
-
Автоматична архівація з фільтрами, тегами та повнотекстовим пошуком
-
Інтеграція з CRM та бухгалтерською системою (1С)
Впровадження:
-
Аналіз структури існуючих документів — 3 робочі дні
-
Розробка кастомної AI-моделі на базі GPT + LangChain — 5 днів
-
Тестування на внутрішніх документах — точність класифікації: 96%
-
Інтеграція з файловою системою компанії та email (Gmail API)
Результати:
-
Середній час обробки одного документа зменшився до 1–2 хвилин
-
0% втрат документів — усе архівується у структурованому вигляді
-
До 80% документів погоджуються автоматично, без участі людини
-
Загальна економія часу за перший місяць — понад 70 годин
-
Помилки при заповненні практично усунено